Všeobecné obchodní podmínky a zásady ochrany osobních údajů (GDPR)

1Začátek spolupráce a self-onboarding

Zprovoznění naší pokladny je navrženo tak, abyste jej zvládli kompletně sami (tzv. 100% self-onboarding) bez nutnosti asistence našeho pracovníka. Celý onboarding tak bude prvním úkolem pro vašeho nového asistenta Huga, který vás bude provádět celým procesem onboardingu.

Odpovědnost za registraci: Registrací v aplikaci osoba jednající za Uživatele přijímá tyto VOP a zaručuje, že má plné oprávnění za Uživatele jednat. Pokud osoba toto oprávnění nemá a Uživatel platnost VOP zpochybní, je tato osoba vázána VOP sama a zavazuje se nás odškodnit za veškerou s tím související újmu.

2Jak vám Hugo POS poskytneme a hardwarová nezávislost

Náš systém je flexibilní a nenutí vás do nákupu proprietárního hardwaru. Aplikaci můžete provozovat na vlastním zařízení, na zařízení zakoupeném od nás, nebo na jakémkoli jiném zařízení odjinud. Získáváte přístup ke cloudové službě ovládané přes webové nebo mobilní rozhraní (viz též příloha č. 1).

Jelikož budou po celou dobu naší spolupráce všechna data ukládána v cloudu, nemusíte složitě řešit jejich zabezpečení a zálohování. Ze stejného důvodu je garantována vysoká míra dostupnosti služby a rychlá obnova dat pro případ, že dojde k výpadku (viz též příloha č. 3).

3Váš asistent Hugo a propojení s dalšími systémy

Asistent Hugo – rozsah jeho působnosti a omezení: Srdcem systému je AI asistent Hugo, který vám umožňuje ovládat pokladnu přirozeným jazykem – textově či hlasem. Hugo funguje nejen jako rádce, ale zároveň jako zkušený operátor, který za vás provádí konkrétní úkony v administraci. Obávat se rozsahu oprávnění však nemusíte, Hugo vše koná výhradně jménem přihlášeného uživatele a pouze v rozsahu jeho práv. Zároveň Hugo neovládá nic mimo administraci pokladny (tedy neovládá žádné externí systémy, banky, e-maily třetích stran) a není ani autonomním agentem (tedy koná pouze v reakci na konkrétní zadání uživatele, nikoli sám od sebe). Dodatečné služby a funkcionality naleznete v příloze č. 4.

Bezpečnost a odpovědnost: Jste plně odpovědní za zabezpečení svých zařízení a přihlašovacích údajů. Neneseme odpovědnost za neoprávněnou instalaci aplikace na vašich zařízeních ani její neoprávněné používání osobami, jimž jste poskytli nebo zpřístupnili přihlašovací údaje. Nesete též plnou odpovědnost za všechny pokyny (včetně textových a hlasových zadání pro Huga) a aktivity na vašem účtu, a to bez ohledu na to, zda je provedla oprávněná osoba, vy sami, nebo neoprávněná třetí strana. Vzhledem k tomu, že vaše „instrukce a zadání“ pro Huga jsou předmětem sdílení s používanými jazykovými modely (zejména Google Gemini / Open AI), zvažte prosím předem, jak konkrétní a detailní (např. uvádění jmen konkrétních hostů nebo jiných citlivých údajů) je třeba v instrukci být. Bližší vymezení rozsahu naší odpovědnosti a její omezení lze nalézt v příloze č. 2.

Propojení s dalšími systémy: Nedílnou součástí Hugo POS jsou platební služby Piano (platební terminál nebo tap-to-pay), které poběží na stejném zařízení jako Hugo POS. Jelikož platební služby představují regulovanou službu, je podmínkou jejich aktivace úspěšné dokončení zákonem vyžadovaného AML/KYC ověření a uzavření smlouvy se společností Piano Payments s.r.o. (licencovaný poskytovatel platebních služeb). I když věříme, že vše společně stihneme mnohem dříve, připravili jsme pro vás bezplatné 14 denní zkušební období, v němž bude možné tyto záležitosti dokončit. Hugo POS je dále připraven na propojení s manažerským dashboardem Piano Pilot (s analytickou vrstvou Piano Brain) pro vyhodnocování vašich provozních dat, případně s dalšími řešeními ze Skupiny Piano, tedy např. řešení pro přijímání plateb (Qerko), nástroj pro automatizované naskladňování (Autset), nástroj pro automatizaci směn (Grason Plan). Jejich případné spuštění bude předmětem samostatného smluvního ujednání.

Provozní data: Provozní data vznikající v pokladně nebo při jejím používání mohou být (bezúplatně a bez časového omezení) na základě oprávněného zájmu využívána pro zlepšování služeb a též pro tvorbu tržních přehledů a statistik. Data, která budou využívána pro obchodní účely, tvorbu tržních statistik, analýz a reportů, budou předem v maximální možné míře anonymizována a agregována. Bez vaší instrukce nebo zadání nejsou a nebudou provozní data s AI asistentem ani s Google Gemini sdílena.

4Ceny a cenové podmínky

Předplatné (výše a splatnost): Produkt Hugo POS & AI asistent vám poskytujeme za měsíční nebo roční předplatné. Výše předplatného a případných dalších poplatků za doplňkové služby vychází z našeho platného ceníku, dostupného na https://hugopos.eu. Předplatné je splatné předem na začátku období, kterého se týká. Při nezaplacení předplatného bude přístup ke službě omezen; přístup bude obnoven bezodkladně po uhrazení dlužné částky.

Změny ceníku: Poskytovatel si vyhrazuje právo jednostranně měnit ceny uvedené v ceníku, přičemž žádná taková změna cen se netýká již uhrazených částek. O každé změně ceníku vás informujeme e-mailem nebo v oznamovacím centru přímo v aplikaci, a to nejméně 30 dní před jeho účinností. Nesouhlasíte-li se změnou ceníku, máte právo smlouvu v plném rozsahu vypovědět, a to do 30 dní po oznámení o změně ceníku. Smlouva v takovém případě skončí uplynutím období, na které je uhrazeno předplatné bez toho, aby došlo k automatickému prodloužení smlouvy. Marným uplynutím lhůty pro podání výpovědi vstupuje nový ceník v účinnost a v plném rozsahu se vztahuje na vztahy založené smlouvou (vč. automaticky prodlužovaných smluv).

5Zásady ochrany osobních údajů (privacy notice) a sdílení dat

Ochrana a bezpečnost vašich údajů jsou pro nás nesmírně důležité. Protože chceme, aby naše komunikace byla maximálně transparentní, uvádíme, jak se o data staráme:

Úplné znění zásad ochrany osobních údajů (privacy notice) tvoří přílohu č. 5.

Sdílení s AI nástroji od Google/OpenAi/Anthropic: Tento produkt je založen na pokročilém zapojení AI modelů od Googlu. Jelikož ve všech ohledech dbáme na maximální transparentnost, informujeme vás tímto o tom, že Googlu odesíláme vaše textové/hlasové pokyny a strukturu rozhraní. Nikdy naopak nepředáváme přístup k databázi vašeho podniku nebo osobních údajů vašich zákazníků / hostů. Data jsou zpracovávána na našich serverech Hetzner, Digital Ocean, GCP a využíváme také cloudovou infrastrukturu třetích stran (Google Cloud Platform, Gemini API / Live), přičemž případný přenos dat mimo EU (např. do USA) probíhá vždy v souladu s platnými právními předpisy a na základě samostatných dohod o zpracování dat (DPA).

Sdílení ve skupině PIANO a anonymizace: Na základě oprávněného zájmu jsou provozní data využívána pro zlepšování služeb a při respektování bezpečnosti a integrity takových dat též pro tvorbu tržních přehledů a statistik, a to nejen námi, ale též dalšími subjekty ze skupiny PIANO (propojenými osobami). Data, která budou využívána pro obchodní účely, tvorbu tržních statistik, analýz a reportů, budou předem v maximální možné míře anonymizována a agregována.

6Společná a závěrečná ustanovení

Použití VOP: Tyto VOP se vztahují na Zákazníky, kteří jsou podnikateli ve smyslu příslušných právních předpisů.

Rozhodné právo: Tyto VOP a veškeré smluvní vztahy z nich vzniklé se řídí právním řádem České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění. Použití Úmluvy OSN o smlouvách o mezinárodní koupi zboží (CISG) je vyloučeno.

Smírné řešení sporů: V případě vzniku sporu se obě strany zavazují nejprve vyvinout přiměřené úsilí k jeho smírnému vyřešení.

Příslušnost soudu: Nepodaří-li se spor vyřešit smírně, jsou k jeho rozhodování příslušné obecné soudy České republiky. Místně příslušným soudem prvního stupně je soud příslušný podle sídla Poskytovatele v době podání žaloby.

Změna VOP: Poskytovatel si vyhrazuje právo tyto VOP kdykoliv změnit nebo doplnit. O každé změně vás budeme informovat ve smyslu těchto VOP, a to nejméně 30 dní před nabytím její účinnosti. Bude-li mít oznámená změna VOP podstatný vliv na vaše práva nebo povinnosti, máte právo smlouvu písemně vypovědět, a to nejpozději do 30 dní ode dne, kdy vám změnu oznámíme. Smlouva v takovém případě skončí uplynutím období, na které máte předplatné uhrazeno; po tuto dobu se na náš smluvní vztah nadále uplatní dosavadní VOP a smlouva se po skončení tohoto období automaticky neprodlouží. Nepodáte-li výpověď ve lhůtě uvedené výše, vaše právo na ukončení smlouvy z důvodu dané změny VOP zaniká a nové VOP se ode dne nabytí jejich účinnosti uplatní na náš smluvní vztah v plném rozsahu, včetně případného automatického prodlužování smluv.

Oznámení: Veškerá oznámení dle těchto VOP určená zákazníkovi budou zasílána na vaši e-mailovou adresu, kterou jste nám sdělil při registraci, a jsou účinná dnem doručení. Část komunikace bude probíhat i přímo v pokladně / aplikaci, a to prostřednictvím notifikačního centra.

Ukončení smlouvy: Smlouvu lze kdykoliv ukončit za podmínek definovaných v příloze č. 6. Máte-li od nás zapůjčen nějaký hardware, bude třeba jej vrátit, ale i tak předpokládáme, že proces odchodu bude stejně snadný jako váš příchod.

Příloha 1Poskytnutí služby a licenční ujednání

A. Užívání a licence: Poskytujeme vám nevýhradní, nepřevoditelnou a časově omezenou licenci (SaaS) k užívání aplikace Hugo POS výhradně pro vaše interní potřeby po dobu existence vašeho účtu. Software není předmětem koupě. Aplikaci nesmíte kopírovat, upravovat, dekompilovat ani k ní poskytovat podlicence.

Příloha 2Odpovědnost

A. Omezení odpovědnosti za škodu: Poskytovatel v žádném případě neodpovídá za jakoukoliv nepřímou či následnou škodu, ušlý zisk, ztrátu dat nebo jiné nehmotné ztráty vzniklé v důsledku používání či nemožnosti používání aplikace. Neodpovídáme rovněž za újmu vzniklou neoprávněným přístupem k vašemu účtu nebo zneužitím vašich přihlašovacích údajů.

B. Limitace náhrady: Naše celková odpovědnost za veškeré nároky vzniklé v souvislosti s těmito VOP je omezena maximální částkou, kterou jste nám uhradili za užívání aplikace v průběhu uplynulých dvanácti (12) měsíců předcházejících vzniku nároku.

Příloha 3Dostupnost služby, zálohy dat

A. Dostupnost služby (SLA): Po celou dobu naší spolupráce budeme vynakládat přiměřené úsilí k zajištění dostupnosti služby Hugo POS na úrovni odpovídající zárukám poskytovaným provozovateli cloudové infrastruktury, kterou budeme využívat (tedy Google Cloud Platform, Hetzner, Digital Ocean aj). Status page bude dostupná na adrese „status.piano.cz“.

B. Záloha dat: Zálohování dat probíhá na denní bázi. Zálohy jsou ukládány odděleně od primárního úložiště, na infrastruktuře Hetzner, GCP, Digital Ocean v datových centrech na území EU. Přestože je zálohovací proces plně automatizovaný, budeme po celou dobu spolupráce pravidelně ověřovat jeho správné nastavení a funkčnost.

C. Náhrada vědomě odstraněných dat: Pro úplnost dodáváme, že zálohy slouží výhradně k obnově dat po havárii nebo závažném výpadku na naší straně. Nejsou náhradou za archivaci dat, k níž jste povinni na základě vašich interních procedur nebo právních předpisů a není možné je využít k obnově konkrétních záznamů, k jejichž odstranění (smazání) došlo na základě jednání uživatele (včetně pokynů, které zadáte prostřednictvím asistenta Hugo). Na obnovu takto „vědomě odstraněných dat“, včetně dat smazaných omylem nebo v důsledku nesprávného pokynu AI asistentovi, není právní nárok, ale může být poskytnuta jako placená doplňková služba nebo na základě individuální dohody.

D. Obnova dat po výpadku: Pokud by – přes veškerá popsaná bezpečnostní opatření – došlo k výpadku nebo havárii, jejíž součástí nebo důsledkem bude ztráta dat, zavazujeme se, že (i) zahájíme obnovu dat bezodkladně po zjištění incidentu, (ii) provedeme obnovu z nejbližší dostupné zálohy předcházející vzniku incidentu, (iii) budeme vás bez zbytečného odkladu informovat o průběhu obnovy a odhadovaném čase zprovoznění. Cílový bod obnovy, tedy maximální přípustná ztráta dat, odpovídá době od poslední zálohy před vznikem incidentu.

Příloha 4Dodatečné služby a funkcionality, bezpečnostní pojistky, hardware

A. Přechod od konkurence (Import): Nabízíme automatický import vámi vybraných položek a dalších dat z vaší současné pokladny s využitím AI modelu. Odpadá tím nutnost ručního přepisování těchto dat do Hugo POS a všeho negativního, co takový postup nevyhnutelně přináší – riziko zvýšené chybovosti, delší čas a zvýšené personální náklady potřebné na instalaci.

B. Obnova vědomě odstraněných dat: Obnova dat, jejichž smazání / odstranění došlo v důsledku vašeho jednání, je poskytována jako placená doplňková služba dle platného ceníku, pokud je technicky proveditelná. Poskytovatel nezaručuje úspěšnost takové obnovy.

C. Export dat při ukončení spolupráce: Kdykoliv v průběhu trvání smlouvy si můžete exportovat svá data ve strojově čitelném formátu CSV/XML. Export dat po zrušení účtu je možný do 7 dnů od zrušení a může být zpoplatněn dle platného ceníku.

D. Bezpečnostní pojistky: U nevratných akcí (tedy úkony typu „smazat provozovnu“, „smazat celé menu“, „smazat účet“ apod.) si Hugo před realizací vyžádá vaše potvrzení. V každém případě lze systém plně ovládat i manuálně.

E. Hardware: Pokud si od nás zakoupíte hardware, vztahují se na vás též Pravidla pro recyklaci a zpětný odběr elektrozařízení a baterií a Reklamační řád (vše dostupné na www.piano.cz/legal).

Příloha 5Zásady ochrany osobních údajů (privacy notice)

A. Kdo jsme a kdo je správcem vašich údajů

Společnost Piano Solutions s.r.o., IČ: 19780974, se sídlem Křižíkova 148/34, Karlín, 186 00 Praha 8, je ve vztahu k vašim osobním údajům v pozici správce. Ochrana vašich osobních údajů je pro nás prioritou a dbáme na to, aby veškeré zpracování probíhalo transparentně a v souladu s platnými právními předpisy (především s nařízením EU GDPR).

B. Jaké osobní údaje shromažďujeme

Rozsah zpracovávaných údajů se odvíjí od služeb, které u nás využíváte. Shromažďujeme zejména tyto kategorie:

C. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

Vaše údaje využíváme pouze tehdy, když nám to zákon umožňuje. Osobní údaje zpracováváme z následujících důvodů:

D. S kým vaše údaje sdílíme

Přístup k vašim datům poskytujeme pouze v nezbytném rozsahu a za přísných bezpečnostních podmínek následujícím třetím stranám:

E. Zabezpečení dat

Implementovali jsme pokročilá technická a organizační opatření, abychom chránili vaše osobní údaje před náhodnou ztrátou, neoprávněným přístupem či úpravami. K údajům mají přístup pouze zaměstnanci na základě pravidla „need-to-know“ (jen tehdy, pokud je potřebují ke své práci). Využíváme šifrování hesel, systémy pro detekci narušení bezpečnosti a antivirovou ochranu.

F. Jak dlouho údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme výhradně po dobu nezbytnou ke splnění účelů, pro které byly získány. Ze zákona jsme povinni uchovávat finanční a transakční dokumentaci zpravidla po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu. Data pro účely marketingu si ponecháváme do chvíle, než nám sdělíte, že o taková sdělení již nemáte zájem (např. odvoláním souhlasu). Po uplynutí stanovené doby údaje nevratně zničíme nebo anonymizujeme.

G. Vaše zákonná práva

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů vám náleží následující práva:

Pokud se domníváte, že vaše osobní údaje nezpracováváme zákonně, máte rovněž právo obrátit se s vaší stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů.

H. Kontaktujte nás

Příloha 6Ukončení spolupráce, zrušení účtu

A. Trvání spolupráce (automatické prodlužování): Smlouva trvá po celou dobu, kdy budete mít uhrazeno předplatné. Tím není dotčeno ujednání o bezplatném trial období v délce trvání 14 dní. Vztah založený smlouvou bude (i opakovaně) automaticky prodlužován vždy o stejné období (měsíc nebo rok), nebude-li v souladu s touto přílohou č. 6 smlouva řádně ukončena.

B. Ukončení smlouvy: Smlouvu o užívání cloudového softwaru Hugo POS lze ukončit jednostrannou výpovědí nebo písemnou dohodou. Pokud byste opakovaně a závažným způsobem porušovali dohodnuté podmínky, můžeme smlouvu ukončit jednostrannou výpovědí s účinností doručením. Obě strany mají právo smlouvu ukončit bez udání důvodu s výpovědní dobou, která odpovídá délce období, na níž bylo uhrazeno předplatné. Uživatel k tomu může využít tlačítko „zrušit předplatné“ přímo v aplikaci.

C. Důsledky ukončení smlouvy: Pokud ukončíte spolupráci jinak než z důvodů na naší straně nebo bez udání důvodu nebo pokud spolupráci sice ukončíme my, ale z důvodů na vaší straně, nebudou žádná uhrazená předplatná ani jiné poplatky předmětem vrácení, a to ani poměrně. V ostatních případech jednostranného ukončení smlouvy nebo v případě ukončení smlouvy dohodou může být součástí ukončení též poměrné vypořádání uhrazených předplatných či poplatků. Po uplynutí 7 dnů od ukončení smlouvy váš účet (nebo účty) zrušíme bez možnosti obnovy. Ve stejné lhůtě mohou být v našem systému nenávratně smazána i veškerá další vaše data, pokud právní předpisy nevyžadují jejich další uchování. Tím není dotčeno právo poskytovatele, ponechat si vaše anonymizovaná provozní data bez časového omezení.

D. Export dat při ukončení spolupráce: V souvislosti s ukončením spolupráce si můžete exportovat vaše historická data v defaultně nastaveném formátu a struktuře. Pokud požadujete specifický formát či strukturu exportovaných dat, jedná se o dodatečnou službu zpoplatněnou dle platného ceníku. V žádném případě není možné provést export historických dat poté, co váš účet (účty) zrušíme ve smyslu písm. C výše nebo poté, co jsou data smazána v důsledku vašeho jednání, vč. instrukce pro Huga.

E. Zrušení účtu uživatelem: Zrušení (smazání) účtu uživatelem představuje zvláštní typ jednostranného ukončení spolupráce na základě smlouvy. Jedná se o nevratnou akci provedenou v důsledku vědomého jednání uživatele, na níž se vztahuje bezpečnostní pojistka ve smyslu přílohy č. 4. Obnovení takto smazaného účtu je zpoplatněno dle platného ceníku a je možné pouze v případě, že je o něj písemně požádáno oprávněnou osobou nejpozději do 7 dnů od zrušení účtu. Při zrušení účtu uživatelem nebudou žádná uhrazená předplatná ani jiné poplatky předmětem vrácení, a to ani poměrně.